How AI and automation are redefining accounting outsourcing for US CPA firms

Why are more U.S. CPA firms outsourcing their accounting services, especially now?

• Tại sao ngày càng có nhiều công ty CPA ở Mỹ thuê ngoài dịch vụ kế toán của họ, đặc biệt là hiện nay?

There are several driving forces. First, the talent shortage in the U.S. accounting field has become a serious concern. Firms are struggling to hire and retain experienced accountants, especially during tax season. Secondly, CPA firms are under pressure to deliver faster results and spend more time on high-value advisory work rather than repetitive bookkeeping or reconciliations.

• Có nhiều lực đẩy. Đầu tiên, sự thiếu hụt nhân tài trong lĩnh vực kế toán ở Mỹ đã trở thành một mối quan ngại nghiêm trọng. Các công ty đang gặp khó khăn trong việc tuyển dụng và giữ chân các kế toán viên có kinh nghiệm, đặc biệt là trong mùa thuế. Thứ hai, các công ty CPA đang chịu áp lực phải đưa ra kết quả nhanh hơn và dành nhiều thời gian hơn cho công việc tư vấn có giá trị cao thay vì các công việc ghi sổ hoặc đối chiếu lặp đi lặp lại.

Outsourcing helps them to access trained professionals, often working across different time zones, which improves turnaround time and productivity. But more importantly, today's outsourcing is not just about labor cost; it's about digital capability.

• Thuê ngoài giúp họ tiếp cận với các chuyên gia đã được đào tạo, thường làm việc ở các múi giờ khác nhau, điều này cải thiện thời gian hoàn thành công việc và năng suất. Nhưng quan trọng hơn, thuê ngoài ngày nay không chỉ là về chi phí lao động; đó là về khả năng số hóa.

Vano Nguyen, CEO of Bestarion. Photo courtesy of Vano

• Vano Nguyễn, CEO của Bestarion. Ảnh do Vano cung cấp

In recent years, accounting outsourcing has evolved beyond bookkeeping and payroll. What's driving this transformation?

• Trong những năm gần đây, dịch vụ kế toán thuê ngoài đã tiến hóa vượt ra ngoài việc ghi sổ và trả lương. Điều gì đang thúc đẩy sự chuyển đổi này?

The accounting function is undergoing a radical shift. For decades, outsourcing was mainly about reducing labor costs, especially for routine tasks like invoicing, reconciliation, or financial reporting. But now, with the rise of cloud-based accounting systems, robotic process automation (RPA), and AI, we're seeing a new wave: "smart outsourcing."

• Chức năng kế toán đang trải qua một sự thay đổi căn bản. Trong nhiều thập kỷ, thuê ngoài chủ yếu là về giảm chi phí lao động, đặc biệt là cho các công việc thường xuyên như lập hóa đơn, đối chiếu, hoặc báo cáo tài chính. Nhưng bây giờ, với sự phát triển của các hệ thống kế toán dựa trên đám mây, tự động hóa quy trình bằng robot (RPA), và AI, chúng ta đang chứng kiến một làn sóng mới: "thuê ngoài thông minh".

This is driven by the need for real-time financial visibility, compliance automation, and scalability—especially in fast-growing companies or those operating across multiple countries. Businesses want not just support but strategic insight from their outsourcing partners.

• Điều này được thúc đẩy bởi nhu cầu về khả năng tài chính theo thời gian thực, tự động hóa tuân thủ và khả năng mở rộng - đặc biệt là ở các công ty phát triển nhanh hoặc những công ty hoạt động trên nhiều quốc gia. Các doanh nghiệp không chỉ muốn hỗ trợ mà còn muốn có cái nhìn chiến lược từ các đối tác thuê ngoài của họ.

How is digital transformation reshaping outsourced accounting services?

• Chuyển đổi số đang định hình lại dịch vụ kế toán thuê ngoài như thế nào?

Dramatically. Five years ago, outsourcing meant moving manual tasks offshore. Today, it's about integrating cloud platforms, AI, and workflow automation.

• Rất nhiều. Năm năm trước, thuê ngoài nghĩa là chuyển các công việc thủ công ra nước ngoài. Ngày nay, đó là về tích hợp các nền tảng đám mây, AI, và tự động hóa quy trình công việc.

Tasks like invoice matching, bank reconciliation, and financial reporting can now be automated using tools such as RPA, AI-based data extraction software, and cloud-based accounting platforms like Xero and QuickBooks. Human accountants then validate and advise based on insights, not just numbers.

• Các công việc như đối chiếu hóa đơn, đối chiếu ngân hàng và báo cáo tài chính hiện có thể được tự động hóa bằng các công cụ như RPA, phần mềm trích xuất dữ liệu dựa trên AI và các nền tảng kế toán dựa trên đám mây như Xero và QuickBooks. Các kế toán viên sau đó xác nhận và tư vấn dựa trên các thông tin chi tiết, không chỉ là các con số.

At Bestarion, for instance, our clients have reported up to a 40% reduction in manual tasks within the first three months thanks to our AI-enabled accounting tool.

• Tại Bestarion, chẳng hạn, các khách hàng của chúng tôi đã báo cáo giảm tới 40% các công việc thủ công trong ba tháng đầu tiên nhờ vào công cụ kế toán hỗ trợ AI của chúng tôi.

Please share more about how AI is applied in accounting tasks today.

• Hãy chia sẻ thêm về cách AI được áp dụng trong các công việc kế toán ngày nay.

Today, many BPO providers apply machine learning models to automate tasks like expense categorization, fraud detection, or forecasting cash flow. Some even use natural language processing (NLP) to extract and classify data from invoices or contracts.

• Hiện nay, nhiều nhà cung cấp BPO áp dụng các mô hình học máy để tự động hóa các công việc như phân loại chi phí, phát hiện gian lận, hoặc dự báo dòng tiền. Một số thậm chí còn sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) để trích xuất và phân loại dữ liệu từ hóa đơn hoặc hợp đồng.

At Bestarion, for instance, we've developed workflows that use AI-powered bots to detect anomalies in transaction logs and generate predictive financial dashboards for clients based on historical patterns. This not only reduces manual effort but also improves accuracy and decision-making speed. More importantly, it frees up finance teams to focus on value-added work, like tax planning or investment analysis.

• Tại Bestarion, chẳng hạn, chúng tôi đã phát triển các quy trình làm việc sử dụng bot hỗ trợ AI để phát hiện các bất thường trong nhật ký giao dịch và tạo ra các bảng điều khiển tài chính dự đoán cho khách hàng dựa trên các mẫu lịch sử. Điều này không chỉ giảm bớt công việc thủ công mà còn cải thiện độ chính xác và tốc độ ra quyết định. Quan trọng hơn, nó giải phóng các đội ngũ tài chính để tập trung vào công việc có giá trị cao hơn, như lập kế hoạch thuế hoặc phân tích đầu tư.

What are the most common concerns companies have when outsourcing their accounting operations?

• Những mối quan ngại phổ biến nhất mà các công ty có khi thuê ngoài hoạt động kế toán của họ là gì?

Three main concerns that come up often are:

• Ba mối quan ngại chính thường xuất hiện là:

- Data Security & Compliance: Clients want to ensure their financial data is handled securely and complies with international standards like GDPR or SOC 2.

• - Bảo mật & Tuân thủ Dữ liệu: Khách hàng muốn đảm bảo rằng dữ liệu tài chính của họ được xử lý một cách an toàn và tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế như GDPR hoặc SOC 2.

- Quality & Accuracy: With accounting, even small errors can have big consequences. Accuracy is non-negotiable.

• - Chất lượng & Độ chính xác: Với kế toán, ngay cả những sai sót nhỏ cũng có thể có hậu quả lớn. Độ chính xác là điều không thể thiếu.

- Integration with existing systems: Many businesses already use tools like QuickBooks, Xero, SAP, or Oracle. Seamless integration is key to efficiency.

• - Tích hợp với các hệ thống hiện có: Nhiều doanh nghiệp đã sử dụng các công cụ như QuickBooks, Xero, SAP hoặc Oracle. Sự tích hợp liền mạch là chìa khóa cho hiệu quả.

That's why mature BPO providers invest heavily in certifications (e.g., ISO/IEC 27001), continuous staff training, and system compatibility to meet these demands.

• Đó là lý do tại sao các nhà cung cấp BPO trưởng thành đầu tư mạnh vào các chứng nhận (ví dụ, ISO/IEC 27001), đào tạo liên tục cho nhân viên và khả năng tương thích hệ thống để đáp ứng các yêu cầu này.

How do you see the future of accounting outsourcing evolving in the next 3–5 years?

• Bạn nhìn thấy tương lai của dịch vụ kế toán thuê ngoài sẽ phát triển như thế nào trong 3-5 năm tới?

We believe it's heading toward a hybrid model: tech-enabled outsourcing with advisory-level support. Clients won't just want someone to do the numbers; they'll want insights and recommendations on how to optimize margins, control costs, or manage cash flow better.

• Chúng tôi tin rằng nó đang hướng tới một mô hình lai: thuê ngoài được hỗ trợ bởi công nghệ với sự hỗ trợ ở cấp độ tư vấn. Khách hàng sẽ không chỉ muốn ai đó làm các con số; họ sẽ muốn có những thông tin chi tiết và khuyến nghị về cách tối ưu hóa biên lợi nhuận, kiểm soát chi phí, hoặc quản lý dòng tiền tốt hơn.

Also, with cross-border expansion, there will be increasing demand for multi-currency, multi-jurisdiction accounting support. AI tools will become more sophisticated, handling complex scenarios like tax optimization or risk modeling. And as AI continues to mature, human accountants will shift toward strategic finance roles—while outsourcing partners become digital co-pilots.

• Ngoài ra, với sự mở rộng xuyên biên giới, sẽ có nhu cầu ngày càng tăng về hỗ trợ kế toán đa tiền tệ, đa khu vực pháp lý. Các công cụ AI sẽ trở nên tinh vi hơn, xử lý các kịch bản phức tạp như tối ưu hóa thuế hoặc mô hình rủi ro. Và khi AI tiếp tục trưởng thành, các kế toán viên sẽ chuyển sang các vai trò tài chính chiến lược - trong khi các đối tác thuê ngoài trở thành những phi công số.

Please tell us more about Bestarion's solution for accounting firms.

• Hãy cho chúng tôi biết thêm về giải pháp của Bestarion cho các công ty kế toán.

At Bestarion, we offer comprehensive outsourced accounting services for CPA firms in the U.S., including hiring offshore accountants and assembling dedicated teams tailored to each firm's needs.

• Tại Bestarion, chúng tôi cung cấp các dịch vụ kế toán thuê ngoài toàn diện cho các công ty CPA ở Mỹ, bao gồm việc tuyển dụng kế toán viên ngoài khơi và lắp ráp các đội ngũ chuyên dụng phù hợp với nhu cầu của từng công ty.

What makes us unique is that, as a company rooted in software development, we've also built a tailored AI-powered accounting tool specifically for CPA firms and outsourced teams. When clients work with us, they gain access to this intelligent platform at no additional cost.

• Điều làm chúng tôi khác biệt là, như một công ty có gốc rễ trong phát triển phần mềm, chúng tôi cũng đã xây dựng một công cụ kế toán hỗ trợ AI phù hợp dành riêng cho các công ty CPA và các đội ngũ thuê ngoài. Khi khách hàng làm việc với chúng tôi, họ sẽ có quyền truy cập vào nền tảng thông minh này mà không tốn thêm chi phí.

Our tool adds an automation layer to routine accounting tasks. For example, it can automatically extract data from bank statements and organize it into Excel spreadsheets. It can also process large volumes of check images—both printed and handwritten—and pull the necessary data for accounting tasks.

• Công cụ của chúng tôi thêm một lớp tự động hóa vào các công việc kế toán thường xuyên. Ví dụ, nó có thể tự động trích xuất dữ liệu từ các bản sao kê ngân hàng và tổ chức chúng vào các bảng tính Excel. Nó cũng có thể xử lý khối lượng lớn các hình ảnh séc - cả in và viết tay - và lấy các dữ liệu cần thiết cho các công việc kế toán.

We've also developed internal systems to manage accounting workflows more efficiently. Some key features include smart task assignment based on workload and deadlines, automated reconciliation suggestions, centralized document management, role-based access controls, and comprehensive audit trails.

• Chúng tôi cũng đã phát triển các hệ thống nội bộ để quản lý quy trình làm việc kế toán hiệu quả hơn. Một số tính năng chính bao gồm gán công việc thông minh dựa trên khối lượng công việc và thời hạn, đề xuất đối chiếu tự động, quản lý tài liệu tập trung, kiểm soát truy cập dựa trên vai trò và theo dõi kiểm toán toàn diện.

But what truly sets us apart is that we don't just offer software; we deliver a complete solution combining expert personnel and technology, all fully adapted to each client's unique processes.

• Nhưng điều thực sự làm chúng tôi khác biệt là chúng tôi không chỉ cung cấp phần mềm; chúng tôi cung cấp một giải pháp hoàn chỉnh kết hợp giữa nhân viên chuyên nghiệp và công nghệ, tất cả đều được tùy chỉnh hoàn toàn theo quy trình độc đáo của từng khách hàng.

Bestarion's team on a company trip in 2023. Photo courtesy of Bestarion

• Đội ngũ Bestarion trong chuyến đi công ty năm 2023. Ảnh do Bestarion cung cấp

For CPA firms considering outsourcing, what advice would you offer?

• Đối với các công ty CPA đang cân nhắc việc thuê ngoài, bạn có lời khuyên gì?

Start small. Begin with bookkeeping or AP/AR processes. Make sure your partner has a strong understanding of U.S. GAAP, compliance requirements, and data security protocols like SOC 2 or GDPR.

• Hãy bắt đầu từ nhỏ. Bắt đầu với các quy trình ghi sổ hoặc AP/AR. Đảm bảo đối tác của bạn có hiểu biết sâu sắc về GAAP của Mỹ, các yêu cầu tuân thủ và các giao thức bảo mật dữ liệu như SOC 2 hoặc GDPR.

Also, don't just look for a service provider—look for a technology partner. The future of accounting lies in intelligent automation and global collaboration. If your outsourcing partner doesn't support both, you may fall behind.

• Ngoài ra, đừng chỉ tìm kiếm một nhà cung cấp dịch vụ - hãy tìm một đối tác công nghệ. Tương lai của kế toán nằm ở tự động hóa thông minh và sự hợp tác toàn cầu. Nếu đối tác thuê ngoài của bạn không hỗ trợ cả hai, bạn có thể sẽ bị tụt hậu.